POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE LA COMPAÑÍA AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S.
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. GLOSARIO
4. MARCO NORMATIVO
5. PRINCIPIOS
6. OBLIGACIONES
7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
10. TIPOS DE TITULARES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
11. DERECHOS DE LOS TITULARES
12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
14. DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
INTRODUCCIÓN
La Constitución Política de Colombia estableció en su artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.
Mediante la Ley 1581 de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia.
En cumplimiento de lo anterior AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la compañía, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.
AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en sus bases de datos, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
1. OBJETIVO:
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. así como la mejora continua del Sistema de Gestión y cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales en la operación de la compañía.
2. ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. Sociedad comercial constituida en Bogotá D.C.; Colombia el 02 de febrero de 2017 identificada con el NIT 901.049.382-9 ubicada en la Calle 98A No.60-27 de la ciudad de Bogotá D.C. quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales a través de sus representantes. Se reconoce además la relevancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, proveedores, clientes, terceros y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal; en cumplimiento de la constitución y la normatividad nacional se presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales, para todas sus actividades que involucren tratamiento de información personal en el ámbito nacional, así como el tratamiento de datos personales en el ámbito internacional conforme a la legislación, acuerdos y tratados internacionales.
3. GLOSARIO
3.1. Datos
El término “datos” se usa intencionalmente en sentido amplio a fin de conferir la mayor protección posible a los derechos de las personas afectadas. En general, en los Principios se evita el uso de la frase “información personal”, la cual, por sí sola, podría interpretarse en el sentido de que no incluye “datos” específicos tales como elementos fácticos, “bits” almacenados electrónicamente o registros digitales. Análogamente, la palabra “datos” podría interpretarse en el sentido de que no incluye compilaciones de hechos que,
tomados en conjunto, permitan sacar conclusiones sobre la persona o las personas en particular. Por ejemplo, los detalles relativos a la estatura, el peso, el color del cabello y la fecha de nacimiento de dos personas podrían constituir “datos” que, al compararlos, revelen la “información” de que son hermano y hermana o tal vez gemelos idénticos.
3.2. Dato público
Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3.3. Dato Personal
Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
3.4. Dato semiprivado
Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
3.5. Dato privado
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
3.6. Datos sensibles
Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
3.7. Autorización
Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
3.8. Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
3.9. Encargado del tratamiento
Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
3.10. Responsable del tratamiento
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
3.11. Titular
Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
3.12. Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.13. Aviso de privacidad
Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
3.14. Transferencia
Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
3.15. Transmisión:
Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos (Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)
4. MARCO NORMATIVO.
Las principales normas aplicables a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentran establecidas así:
– Constitución Política de Colombia
– Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”
– Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se dictan otras disposiciones.
– Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.
– Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 9001: 2015, Sistemas de Gestión de la Calidad.
– Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”.
– Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen.
5. PRINCIPIOS
La compañía AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. promueve la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, honra e imagen persona. Con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia.
La compañía AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S.reconoce que su legítimo derecho al tratamiento de los datos personales de los titulares de información, debe ser ejercido dentro del marco específico de la legalidad, el consentimiento del titular y las específicas instrucciones impartidas por los Responsables del Tratamiento cuando sea el caso, procurando en todo momento preservar el equilibrio entre los derechos y deberes de titulares, los responsables y otros encargados del tratamiento vinculados a su operación. Los principios que enmarcan la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, son:
5.1 Fines Legítimos.
La datos recolectados por parte de AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., mantendrán fines legítimos. El requisito de legalidad del fin para el cual se recopilan, retienen y procesan datos personales es una norma nacional. En principio, la recopilación de datos personales debe ser limitada y realizarse con el conocimiento o el consentimiento del titular. No deben recopilarse datos sobre personas excepto en las situaciones y con los métodos permitidos o autorizados por ley y deben darse a conocer a las personas afectadas en el momento en que se recopilen. El requisito de legalidad abarca el concepto de legitimidad y excluye la recopilación arbitraria y caprichosa de datos personales. Implica transparencia y una estructura jurídica a la cual pueda tener acceso la persona cuyos datos estén recopilándose.
5.2. Medios justos y legales.
Los datos personales se recopilan por medios justos y legales cuando la recopilación es compatible tanto con los requisitos jurídicos pertinentes como con las expectativas razonables de las personas, basadas en su relación con el controlador de datos o con otra entidad que recopile los datos y en el aviso o los avisos dados a las personas en el momento en que suministren sus datos. Este Principio excluye la obtención de datos personales por medio de fraude, engaño, o con pretextos falsos. Se infringiría, por ejemplo, si la organización se hiciera pasar por otra en llamadas de telemercadeo, avisos publicitarios impresos o mensajes por correo electrónico, a fin de engañar a los consumidores e inducirles a entregar cualquier tipo de información personal delicada.
5.3. Transparencia.
Los fines para los cuales se obtienen los datos personales deben especificarse claramente en el momento en el cual se recopilen. Además, se debe informar a las personas sobre las prácticas y políticas de compañía a fin de que puedan tomar una decisión fundamentada con respecto al suministro de tales datos. Sin claridad, el consentimiento de la persona con respecto a la recopilación de los datos no puede ser válido. Es importante que se les informe también sobre el fundamento jurídico de la recopilación de sus datos personales, la forma en que se almacenarán y procesarán, la identidad de los encargados de manejar esos datos e información para contactarlos, cuando sea el caso y que frente a toda transferencia de datos que puede ejercer la protección de sus derechos con respecto a sus datos personales.
5.4. Consentimiento.
Por lo general, la persona debe ser capaz de dar su consentimiento libremente respecto de la recopilación de datos personales de la forma y con los fines previstos en la ley y la presente política; por lo tanto, el consentimiento de la persona debe basarse en suficiente información y debe ser claro, es decir, no debe caber ninguna duda o ambigüedad con respecto a la intención de la persona. Para que el consentimiento sea válido, la persona debe ser capaz de efectuar una elección real y tener suficiente conocimiento de los detalles concretos de los datos que se recopilarán, la forma en que se recopilarán, los fines del procesamiento y toda divulgación que pueda efectuarse. La persona no debe correr ningún riesgo de engaño, intimidación, coacción o consecuencias graves si se niega a dar el consentimiento. El método para obtener el consentimiento debe ser apropiado para la edad y la capacidad de la persona afectada y para las circunstancias particulares del caso.
5.5. Exactitud
Los datos personales deben ser correctos, exactos y completos y estar actualizados según sea necesario con respecto a los fines para los cuales se hayan recopilado. Evidentemente, la calidad de los datos es importante para la protección de la privacidad. Los datos inexactos pueden perjudicar tanto al procesador de datos como al titular de los mismos, pero en una medida que varía mucho según el contexto. Por lo tanto, el recopilador de los datos personales debe adoptar mecanismos para cerciorarse de que éstos sean correctos, exactos y completos y se mantengan actualizados, conforme su necesidad y propósito.
Quien en ejercicio de su actividad suministre cualquier tipo de información o dato personal a la compañía en su condición de encargado o responsable del tratamiento, podrá ejercer sus derechos como titular de la información para conocerla, actualizarla y rectificarla conforme a los procedimientos establecidos en la ley aplicable y la presente política.
5.6. Uso limitado
Los datos personales deben manejarse con propósitos específicos y legítimos. La retención y el uso de datos personales deben ser compatibles con las expectativas razonables de las personas, su relación con el responsable que recopile los datos, con el aviso o los avisos proporcionados y con las prácticas comúnmente aceptadas.
No deben mantenerse ni utilizarse datos personales con fines que no sean compatibles con aquellos para los cuales se hayan recopilado, excepto con el consentimiento del titular de los datos o por mandato de la ley.
5. 7. Responsabilidad
El principio de responsabilidad requiere el establecimiento de metas apropiadas en lo que se refiere a la protección de la privacidad, a las cuales los responsables de datos deben adherirse, permitiéndoles determinar las medidas idóneas para alcanzar esas metas y vigilar su cumplimiento. De esa forma, la compañía puede alcanzar las metas en materia de protección de la privacidad de la forma que mejor se adapte a sus modelos empresariales, la tecnología y los requisitos de sus clientes.
6. OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. Así se garantiza y exige a todos los agentes que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores de que trata la presente política que sea custodiado como secreto profesional, con las implicaciones y requisitos que ello conlleva. Esta obligación subsistirá aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la empresa, siempre cuando no menoscaben intereses legales o judiciales.
La presente política incluye todas sus sedes vigentes o futuras y todos los lugares de operación, establecimientos de comercio, domicilios comerciales o demás relacionados con el objeto social de la compañía dentro del territorio nacional por parte de sus trabajadores, proveedores, clientes, terceros y en general de todas las partes interesadas.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto con el Reglamento Interno de Trabajo de la compañía, las normas legales vigentes o cualquier estipulación establecida en los contratos celebrados con el agente responsable. Como responsable del tratamiento de la información,AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. asume los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Informar a los Responsables del tratamiento cualquier situación o requerimiento que implique o requiera disponer sobre la base de datos o su tratamiento.
o) Informar y apoyar al responsable en la gestión de consultas o reclamos recibidas directamente de titulares de información o canalizadas a través del responsable.
p) Informar y apoyar el responsable en la gestión de incidentes de seguridad de la información que comprometan información personal de los cuales tenga conocimiento o que sean informados por el responsable.
q) Apoyar al responsable con el suministro de la información para la realización del Registro Nacional de Bases de Datos personales, brindando la información requerida para facilitar este proceso de cumplimiento legal.
6.1. Obligaciones de los colaboradores
Sin perjuicios de las obligaciones estipuladas en cada contrato laboral o en el reglamento interno en particular, los trabajadores o colaboradores directos e indirectos de AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., deberán dar cumplimiento a las siguientes obligaciones:
a) Conocer y acatar la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, así como las demás condiciones, limitaciones, finalidades y derechos que le asisten como titular de información personal. Entre los que se encuentra el derecho a realizar solicitudes, quejas o reclamos frente al tratamiento de sus datos personales realizado por la Organización, derechos que podrá ejercer a través de los medios, mecanismos y procedimientos aquí establecidos.
b) Salvaguardar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, el cual se realizará a nombre de la compañía conforme a los principios que lo tutelan.
6.2. Obligaciones de terceros
Sin perjuicios de las disposiciones específicas pactadas en cada caso en particular, aquellos terceros encargados del tratamiento con vínculo contractual, convencional o de cualquier naturaleza comercial o civil con AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., se encuentran sujetos al cumplimiento de las siguientes obligaciones en materia de protección de datos personales:
a) Adoptar, acatar y mantener vigente una política de tratamiento de información personal aplicable al desarrollo de su operación.
b) Adoptar, acatar y mantener vigente un manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento de la información personal, incluyendo los elementos para la efectividad de la política descritos en el artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015.
c) Definir y mantener habilitados los canales para la oportuna y completa atención de las eventuales consultas y reclamos de los titulares de información en materia de protección de datos personales. para lo cual dispondrá al menos de una dirección física, una línea telefónica fija o móvil y un correo electrónico. para lo cual dispondrá al menos de una dirección física, una línea telefónica fija o móvil y un correo electrónico.
7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. Sociedad comercial constituida en Bogotá D.C.; Colombia el 02 de febrero de 2017 identificada con el NIT 901.049.382-9. ubicada en la Calle 98A No.60-27 de la ciudad de Bogotá D.C. Página web; https://airtechone.com Teléfono 6019161309 en la ciudad de Bogotá D.C., Correo Electrónico: gerencia@airtechone.com
8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.
El tratamiento que realizará AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. con la información personal a través de la recolección, almacenamiento, uso y/o circulación definidos, tendrá las siguientes finalidades:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
c) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
d) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo y para la ejecución de las mismas.
e) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
f) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
g) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
h) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
i) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
j) Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
k) Prestar los servicios ofrecidos por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
l) Suministrar la información a terceros con los cuales AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
8.1. Control de Acceso
Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permiten el ingreso a los colaboradores autorizados y permite guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
8.2. Monitoreo y/o Video Vigilancia.
AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física de la compañía, cumpliendo con los parámetros establecidos para este tipo de recolección de datos.
El sistema de video vigilancia y la base de datos conformada ceuntan con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mantener la integridad de la información y garantizar los derechos de los Titulares de los datos personales. Para lo anterior, los responsables del tratamiento deberán establecer las medidas que consideren efectivas y pertinentes para garantizar la seguridad de la información. Algunas de las medidas a implementar pueden ser: limitar el acceso a la información, cifrar la información y realizar auditorías periódicas a las medidas adoptadas.
La visualización debe limitarse solamente al personal autorizado para ello, las imágenes grabadas deben ser visualizadas en un área de acceso restringido que garantice la seguridad de las mismas.
El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y sólo se podrá realizar cuando (i) responda y respete su interés superior, y ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades: La recolección, almacenamiento, uso, circulación tendrá las siguientes finalidades:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
c) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
d) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo y para la ejecución de las mismas.
e) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
f) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
g) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
h) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
i) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
j) Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
k) Prestar los servicios ofrecidos por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
l) Suministrar la información a terceros con los cuales AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
10. TIPOS DE TITULARES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. reconoce que realiza tratamiento de datos personales de diferentes titulares de información, entendidos estos como las persona naturales de quienes se predican los datos personales que son objeto de tratamiento. Los anteriores han sido identificados y categorizados a partir de las distintas actividades que definen la operación de compañía como se expresa a continuación:
a) Clientes:
Personas naturales o jurídicas que hacen uso directo de los servicios ofrecidos por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S., contratan la ejecución de planes o proyectos, adelantan negociaciones con la compañía. Esta categoría contempla clientes naturales y corporativos. La tipología de datos tratados de los mismos es:
– Datos generales
– Datos de Identificación.
– Datos de ubicación privada y/o comercial
– Datos socioeconómicos
b) Proveedores:
Personas naturales o jurídicas que prestan sus servicios personales o profesionales, acorde con sus competencias y las necesidades de AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S.
La tipología de datos tratados de los mismos es:
– Datos generales
– Datos de Identificación
– Datos de ubicación Comercial
– Datos socioeconómicos – Información relacionada con los antecedentes académicos, laborales, profesionales, información acerca del tipo de vinculación al Sistema Integral de Seguridad Social, datos de identificación tributaría.
– Otros datos: Antecedentes judiciales o disciplinarios.
c) Trabajadores:
Corresponde a las personas naturales que formalizan un vínculo jurídico contractual para poner a disposición de la compañía su capacidad laboral y de esta manera cumplir funciones determinadas, propender al cumplimiento de objetivos misionales y metas corporativas. La tipología de datos tratados de los mismos es:
– Datos generales
– Datos de Identificación incluida la información biométrica aportada para los procesos de carnetización
– Datos de ubicación privada.
– Datos socioeconómicos:
– Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social.
– Datos personales de acceso a sistemas de información.
– Datos personales de acceso a sistemas de información.
– Datos sensibles referente a sus hijos menores y otros miembros de su núcleo familiar.
– Otros datos: Antecedentes judiciales o disciplinarios.
d) Aspirantes:
Corresponde a las personas naturales que participan en las diferentes convocatorias laborales realizadas por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. pero que su proceso no finaliza con la formalización de un vínculo jurídico contractual para poner a disposición de la compañía su capacidad laboral. La tipología de datos tratados de los mismos es:
– Datos generales
– Datos de Identificación
– Datos de ubicación privada.
– Datos socioeconómicos
– Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social.
– Datos sensibles: Referentes a condición de salud, imágenes, entre otros.
– Otros datos: Antecedentes judiciales o disciplinarios.
e) Colaboradores: Corresponde a las personas naturales que prestan sus servicios como Trabajadores en misión, vinculados bajo la modalidad de prestación de servicios, bajo contrato de aprendizaje o bajo la modalidad de pasantía, para el desarrollo de las operaciones de compañía. La tipología de datos tratados de los mismos es:
– Datos generales
– Datos de Identificación incluida la información biométrica aportada para los procesos de carnetización
– Datos de ubicación privada.
– Datos socioeconómicos:
– Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social. – Otros datos: Antecedentes judiciales o disciplinarios.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales el titular tiene derecho a:
a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la entidad o entidades encargadas quejas por infracciones a la información conforme lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de Recursos Humanos es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los canales o medios dispuestos por AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. para la atención de peticiones, consultas y reclamos serán: la línea telefónica 6019161309 en Bogotá D.C., el correo electrónico gerencia@airtechone.com cuya información puedo consultar en https://airtechone.com , disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización.
13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para el trámite y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
– Nombre completo y apellidos.
– Número de identificación.
– Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
– Medios para recibir respuesta a su solicitud.
– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
– Firma (si aplica)
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de las autoridades encargadas en Colombia de atender este tipo de reclamos.
14. DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA:
La presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES rige a partir del 18 de julio de 2023.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los siguientes: Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de tres (3) años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.
La actualización de la presente Política ha sido aprobada por el Representante Legal de AIRTECH COMMUNICATIONS S.A.S. el dieciocho de julio de de 2023; la compañía se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso. sin embargo, con el fin de dar cumplimiento al principio de publicidad y transparencia notificará a sus sus trabajadores, proveedores, clientes, terceros y en general de todas las partes interesadas mencionados, actualizando el contenido en la web www.airtechone.com
Fecha de publicación en página web: Agosto de 2023.
